استفاده از تیم‌های مجازی در سازمان ها یک امر متداول است و می توان گفت که اکثر کارکنان شرکت ها و سازمان ها نیز در این تیم ها فعالیت داشته اند یا تمایل به کار کردن در آن ها را دارند.
بسیاری از سازمان ها از تیم‌های مجازی در تحقیقات و توسعه (R&D)، پشتیبانی مشتریان، توسعه نرم افزارها و طراحی محصولات و غیره استفاده می کنند. تیم های مجازی معمولا دارای پراکندگی جغرافیایی و فرهنگی هستند.
هرچه گستره این تقسیمات بیشتر می شود ، تعارض های گوناگونی در تیم ها به وجود می آیند. به همین دلیل رهبری و مدیریت تیم های مجازی از اهمیت بالایی برخوردار است.
مقدمه
استفاده از تیم‌های مجازی در سازمان ها یک امر متداول است و می توان گفت که اکثر کارکنان شرکت ها و سازمان ها نیز در این تیم ها فعالیت داشته اند یا تمایل به کار کردن در آن ها را دارند. تیم‌های مجازی تقریبا در زمینه های مختلف نظیر تحقیق و توسعه، خدمات مشتریان و غیره مورد استفاده قرار می گیرند.
هدف از این مقاله شناسایی و ارزیابی عملکردی شیوه های مختلف رهبری تیم‌های مجازی و مدیریت انواع تعارض های تیمی است. از مدل رهبری Quinn به عنوان الگوی رهبری تعارض ها در تیم های مجازی استفاده شده است.
مدل رهبری Quinn(کویین)
در مدل رهبری Quinn نقش رهبری و اثرات آن برتعارض های وظیفه شناسی، ارتباطی و فرآیندی ارزیابی می شود.
با توجه به نتایج بدست آمده از نظر سنجی ها، اعضای تیم‌های مجازی بر این باورند که رهبران تیم می توانند با اجرای برخی قوانین تعارض های تیمی را از بین ببرند. اما باید به این نکته هم اشاره کرد که تمامی قوانین مدیریتی نمی توانند موجب افزایش درک اعضای تیم نسبت به اثر بخشی تصمیمات مدیریتی شوند.
تعارض در تیم‌های مجازی
تیم مجازی مجموعه ای از افراد هستندکه دارای وظیفه های سازمانی مرتبط با یکدیگر هستند و در قالب یک سیستم سازمانی قرار گرفته اند و با یکدیگر فعالیت می کنند. اعضای تیم های مجازی با استفاده از وسایل ارتباطی ضعف‌های موجود حاصل از فاصله‌های جغرافیایی، سازمانی یا زمانی را برطرف می‌کنند.
اعضای تیم‌های مجازی توسط مدیریت سازمان تعیین می شوند. اگرچه پراکندگی های جغرافیایی معمولا جزء جدایی ناپذیر تیم‌های مجازی است اما وسایل ارتباطی نوین محدودیت های زمانی و مسافتی بین اعضای تیم مجازی را از بین می برد.
استفاده از تکنولوژی و فضای مجازی به عنوان یکی از ابزارهای اصلی و جزء جدایی ناپذیر تیم های مجازی است که به تیم ها در برقراری ارتباط با یکدیگر کمک می کند، استفاده از این ابزارها به حدی مفید است که حتی تیم های مجازی درون سازمان ها (تیم هایی که از یکدیگر دور نیستند)نیز از این ابزارها استفاده می کنند؛ بنابراین پشتیبانی تکنولوژی و پراکندگی اعضا از عناصر اصلی تیم‌های مجازی به حساب می آیند.
برخی مشکلات مانند مشکلات و نواقص در فن آوری ونحوه اشتراک گذاری اطلاعات برقراری ارتباط را محدود می کنند ودر نتیجه موجب کاهش همکاری بین اعضای تیم می شوند .همچنین تعارض های وظیفه گرایی، ارتباطی و فرآیندی عواملی هستند که بر عملکرد تیم‌های مجازی تاثیر می‌گذارند.
وظیفه: این عامل در اثر عدم درک فعالیت‌های تیمی برای انجام کارها به وجود می‌آید که معمولاً موجب بروز اختلاف نظر بین افراد تیم، در اجرا و تقسیم وظایف و انجام امور منجر می‌شود.
تعارض‌های ارتباطی: این تعارض‌ها در اثر سوءتفاهم بین اعضای تیم نسبت به یکدیگر به وجود می‌آید و معمولاً عواملی نظیر اختلافات فرهنگی در به وجود آمدن این تعارض‌ها تاثیر‌گذار هستند. این تعارض‌ها می‌توانند موجب تحریک احساسات و یا بروز برخی اختلاف نظراتی که به کار تیم ارتباطی ندارد شوند.
تعارض‌های فرآیند: این مشکل در اثر عدم توافق اعضای تیم در روش و اجرای کار در تیم به وجود می‌آید.
تحقیقات انجام شده نشان می دهد که این سه عامل اثر مخرب برعملکرد تیم‌ها می گذارد ولی باید در نظر داشت که همه تعارض ها اثر منفی نخواهند داشت بلکه تعارض در تیم ها نیازمند مدیریت مناسب است تا بتوان آنها را کنترل کرد.
مدیریت مستمر و شناسایی به موقع مشکلات و ضعف ها در تیم‌های مجازی اهمیت بالایی دارد و تشخیص و مدیریت تعارض ها در تیم‌های مجازی که رهبران و مدیران فعالی دارند سریع تر رخ می دهد و به تیم‌های مجازی کمک می کند تا به اهداف خود برسند.
رهبری در تیم‌های مجازی
اثر رهبری در تیم‌های مجازی به مراتب بالاتر از دستورالعمل‌های سازمانی است. یکی از مشخصه‌های مدیریت مناسب تحت تاثیر قرار دادن افراد و ایجاد تعهد برای اعضای تیم در دستیابی به اهداف است.
تحقیقات در زمینه رهبری در سازمان‌ها به سه دسته تقسیم می‌شوند:
ویژگی‌های رهبر: درک خصوصیات رهبری و چگونگی تاثیر آن بر عملکرد افراد، تیم و سازمان
ویژگی های ارتباطی: مطالعاتی هستند که بر فعالیت‌ها و تصمیمات رهبران برای ارتقا روابط، متمرکز می‌شوند.
الگوی رهبری: مطالعاتی هستند که بر نقش و الگوی رهبران در عملکرد تیم تمرکز دارند.
به طور کلی هرکدام از این ویژگی ها عناصر گوناگونی از رهبری را مورد بررسی قرار می دهند، به زبان ساده تری می توان گفت که ویژگی اول به شناسایی رهبر، ویژگی دوم چگونگی تقابل رهبران و ویژگی سوم انجام دادن کار را تعریف می کند.
ویژگی های رهبر: روی تحولات، جذابیت (کاریزما) متمرکز می شوند و ویژگی های روابط شامل تبادلات و رفتار بین رهبران و اعضا گفته می شود.
از آنجا که اهداف مدیریتی در تیم‌های مجازی معمولا از دید هدایت به دید توانمندسازی تغییر می کند یک رهبر باید علاوه بر نظارت بر کار سایر اعضای تیم به عنوان یکی از اعضای تیم، استانداردها و انتظارات از تیم را برای هدایت عملکرد آنها تعیین کند. در واقع می توان رهبر تیم را به عنوان یک عنصر با نفوذ تعریف کرد. از همین رو برای درک بهتر رهبری تیم‌های مجازی از فرضیه های رفتاری در رهبری استفاده می کنیم و به بررسی آنها می پردازیم.
تئوری پیچیدگی‌های رفتاری در رهبری
پیچیدگی هایی رفتاری در رهبری نشان می دهند که رهبران و مدیران موفق توانایی ارائه رفتارها و عکس العمل های گوناگون در شرایط مختلف را دارند. این فرضیه به عملکرد و نقش رهبران در هدایت تیم با توجه به اهداف و شرایط موجود تیم می پردازد.
رهبران کارآمد قادر خواهند بود تا به راحتی نیازهای موسسات خود را درک کنند و رفتارها و تصمیمات خود را با توجه به نیازها تغییر دهند.بنابراین اجرای نقش های گوناگون و انعطاف پذیری در اتخاذ تصمیم گیری از جمله فاکتورهای تاثیر گذار روی رهبری تیم ها است که به رهبر در شناسایی نیازهای تیم و تامین آنها کمک می کند.
موفقیت تیم‌های مجازی بستگی به توانایی رهبران در انتخاب نقش مناسب در برابر تعارض ها و مدیریت آنها بر عملکرد و نتایج کار تیم تاثیر می گذارد.
شکل زیر (مدل Quinn) مرکزیت رهبری مدیریت سازمان ها را به هشت قسمت بر پایه دو اصل تقسیم می کند.
ثبات/ انعطاف پذیری داخلی و خارجی. این الگو هر دو جهت مخالف را نشان می دهد که باعث جلوه بیشتر اهمیت رهبری است.
یک مدیر موفق نه تنها ثبات در گروه را حفظ می کند بلکه میزان انعطاف پذیری افراد را نیز مشخص می کند و همزمان می تواند به رهبری محیط درونی و بیرونی تیم نیز بپردازد.
در این الگو رهبری به چهار ربع تقسیم می شود: ربع اول و دوم نقش های مورد نیاز رهبری در سازمان های درونی و بیرونی و اهداف برون سازمانی تیم است. نقش های نوآوران و کارگزاران در ربع اول شامل توانایی و مهارت لازم در حفظ و درستی گروه با افراد و شبکه‌های برون سازمانی است.
نقش تولید کننده و مدیریت در ربع دوم اهمیت جستجوی اهداف برون سازمانی در برابر اهداف درون سازمانی را نشان می دهد.
ربع سوم و چهارم، نیاز به حفظ ثبات و انعطاف پذیری گروه های داخلی را نشان می دهد. به طور خلاصه رهبر تیم وظیفه جمع آوری و توزیع اطلاعات، بررسی فرآیند پروژه و ایجاد حس تداوم بین افراد تیم را بر عهده دارد. از سوی دیگر وقتی اعضای تیم به صورت انفرادی به کارهای خود می پردازند روابط تیمی بسیار کندتر پیش می رود و تیم ها کمتر تمایل به اشتراک گذاری اطلاعات خواهند داشت در نتیجه رهبر تیم می بایستی انتظارات خود را تعیین و یک ساختار روشن برای ایجاد ارتباط و هماهنگی در تیم بوجود آورد. عدم وجود اختلافات فرهنگی در تیم ها به آنها در حل و فصل مشکلات و سازمان دهی و تکمیل وظایف و ارائه روش های متفاوت کمک می کند. پس رهبر تیم باید بتواند هماهنگی لازم برای ایجاد یک فضای مناسب جهت اشتراک گذاری اطلاعات بین تیم‌های مجازی را به وجود آورد.
ترجمه شده در گروه تولید محتوی سپینود شرق
کلیه حقوق این وبسایت متعلق به موسسه سپینود شرق می باشد.
