آموزش گام به گام فرآیند تحلیل کسب و کار

مهمترین قدم در مدل فرآیند تجزیه و تحلیل کسب و کار، جمع آوری اطلاعات پس زمینه است. با انجام این مرحله می توانید سهم عمده ای از تجزیه و تحلیل کسب و کار را پوشش دهید.

آیا شما در حال شروع یک پروژه جدید هستید؟ اکنون که یک پروژه برای شروع دارید، می توانید به روش های انجام پروژه فکر کنید. مهمترین چیزی که باید به آن توجه کنید چیست؟ پاسخ آن فرایند تجزیه و تحلیل کسب وکار می باشد. تجزیه و تحلیل کسب و کار مهمترین کلید حیاتی در آماده سازی موثر یک پروژه می باشد و شامل طیف گسترده ای از وظایف می شود. با تجزیه و تحلیل کسب و کار ، مدیران پروژه می توانند الزامات و احتیاجات یک پروژه را مشخص کنند. با این حال، تجزیه و تحلیل کسب و کار مراحل مختلفی را شامل می شود که هر یک از مراحل همراه با وظایف، اصول و مستندات خاصی می باشد.

علاوه بر این، مدت زمان مراحل انجام شده در یک فرایند تحلیل کسب و کار می تواند بسته به نوع پروژه متفاوت باشد. در این مقاله، ما جریان فرایند تحلیل کسب و کار را با بینش های مفصل در هر مرحله تشریح می کنیم. در مراحل پیش رو، مشاهده خواهید کرد که فرآیند تجزیه و تحلیل کسب و کار چقدر می تواند باعث بهبودی و سادگی یک پروژه گردد.

مراحل درگیر در فرآیند تجزیه و تحلیل کسب و کار

رویکرد گام به گام برای درک یک پروژه را می توان به عنوان یک روش مهم در بهبود پروژه معرفی کرد. فرآیند تجزیه و تحلیل کسب وکار می تواند با داشتن درک دقیق از مرحله ای که شما در چرخه پروژه قرار دارید و اهدافی که دنبال می کنید به شما کمک کند. مراحل مربوط به فرآیند تجزیه و تحلیل کسب وکار عبارتند از:

مطالبی که برای مطالعه توصیه می شوند :

نحوه انجام تجزیه و تحلیل بازار برای طرح کسب و کار

آمیخته بازاریابی Marketing Mix - 7P و 4C

1- جمع آوری اطلاعات
مهمترین قدم در مدل فرآیند تجزیه و تحلیل کسب و کار، جمع آوری اطلاعات پس زمینه است. با انجام این مرحله می توانید سهم عمده ای از تجزیه و تحلیل کسب و کار را پوشش دهید. تجزیه و تحلیل کسب و کار همیشه باید با جمع آوری مقدار قابل توجهی از اطلاعات پیش زمینه مربوط به پروژه آغاز شود. چه پروژه جدیدی داشته باشید و چه یک پروژه موجود، اطلاعات است که بستر پروژه را آماده می کند. بدون اطلاع کافی فقط در تاریکی تیراندازی خواهید کرد! تقریباً هر رویکرد تجزیه و تحلیل کسب و کار با جمع آوری اطلاعات شروع می شود. اولین چیزی که شما باید در این مرحله تعیین کنید دامنه ای است که پروژه در آن گنجانده شده است.

• اطلاعات مربوط به صنعت مانند روندها و محیط فعلی صنعت می تواند شگفتی هایی را در فرایند تجزیه و تحلیل کسب و کار ایجاد کند. اگر تحلیلگر کسب و کار اطلاعات کافی در رابطه با صنعت پیدا نکند، بهترین راه حل آن انجام تحقیقات بیشتر است. آن ها باید اطلاعات بیشتری در مورد صنعتی که یک پروژه در آن مستقر است، کسب کنند و تحلیل گران کسب وکار مجبورند برای درک اصطلاحات مربوط به صنعت خاص تلاش بیشتری انجام دهند.

• دغدغه بعدی در این مرحله از روند فرآیند تحلیل کسب وکار، شناسایی شرایط و موقعیت های تأثیرگذار است. تحلیلگران کسب وکار باید شرایطی را بیابند که بتواند بر رویکرد استراتژیک یک پروژه تأثیر بگذارد.

ابزارهای اثبات شده برای این منظور، تجزیه و تحلیل PESTLE و چارچوب پنج نیروی Porter است. تکنیک تجزیه و تحلیل PESTLE برای ارزیابی تأثیر شش نیرو مهم خارجی مناسب است. این شش نیرو شامل شرایط سیاسی، اقتصادی، اجتماعی، تکنولوژیکی، حقوقی و مسائل اخلاقی می باشد. این عوامل در سازمان تأثیر بسزایی دارند و پیامدهای مؤثری بر استراتژی را در پی دارند. چارچوب پنج نیروی پورتر برای شناسایی عواملی که می توانند بر پروژه فشار وارد نمایند، استفاده می شود.

این پنج نیرو شامل رقبا در صنعت، خریداران، تأمین کنندگان، جایگزین ها و تازه واردان در بازار هستند. ارزیابی این نیروها در تعیین میزان تأثیرگذاری آنها بر یک پروژه کمک می کند. فرآیند تجزیه و تحلیل کسب وکار همچنین شامل دانستن تاریخچه پروژه و مستندات مربوط به پروژه است. این عامل می تواند به شناسایی بهتر و جمع آوری نیازهای پروژه کمک کند. علاوه بر این، تجزیه و تحلیل کسب و کار برای درک بهتر پروژه باید مراحل مختلف کسب و کارهای مرتبط را در نظر بگیرد. برخی از مفیدترین اسناد در این مرحله شامل فهرستی از شرایط و مقررات، سیستم و سوابق و پیشینه فرآیند می باشد.

2- مشخص کردن ذینفعان ( ذی اثران) پروژه

مرحله دوم در مدل فرایند تحلیل کسب و کار، شناخت ذینفعان در پروژه است. ذینفعان در یک پروژه افرادی هستند که تصمیم گیری می کنند و نقش مهمی در تعیین اولویت ها و الزامات پروژه دارند. از این رو، شناسایی ذینفعان در مراحل اولیه پروژه ضروری است.

• تکنیک چرخ ذینفعان (The stakeholder wheel technique) می تواند در این مرحله از فرآیند تجزیه و تحلیل کسب و کار بهترین عملکرد را داشته باشد. این تکنیک می تواند در شناخت هر یک از ذینفعان و میزان تأثیر آنها در پروژه کمک کند.
• دسته اول ذینفعان، مربوط به مالکان است که شامل متولیان، سهامداران و اشخاصی است که پروژه را حمایت مالی کرده اند.
• در دسته بعدی مدیران قرار دارند مانند مدیران ارشد و میانی که وظیفه ارتباطات سازمانی را برعهده دارند و بر پیشرفت پروژه نظارت می کنند وکارمندان پروژه (مانند کارمندان توسعه دهنده، تحلیل گران ومتخصصان تضمین کیفیت) که در تحویل پروژه مشارکت می کنند.
• مشتریان، تأمین کنندگان و شرکا نیز به عنوان ذینفعان مهم در یک پروژه گنجانده شده اند.
• مهمتر از همه، مقامات نظارتی نیز جزء ذینفعان مهم هستند زیرا قوانین ضروری در پروژه را تعیین می-کنند.
• رقبای یک پروژه نیز در لیست ذینفعان (ذی اثران)آن قرار می گیرند.

این رویکرد تجزیه وتحلیل کسب وکار می تواند در یافتن چگونگی تأثیر رفتارهای ذینفعان بر شرایط پروژه کمک کند. مستندات مهم مورد نیاز در این مرحله ماتریس ذینفعان است. ماتریس ذینفعان جزئیات مربوط به گروه ها و ذینفعان دسته بندی شده در هر گروه را ارائه می دهد.

3- تعیین اهداف کسب و کار

مرحله بعدی در جریان فرآیند تحلیل کسب و کار ، شناسایی اهداف کسب و کار است. تحلیلگران کسب و کار باید سعی کنند استراتژی و اهداف تجاری را ترسیم کنند. این امر می تواند به آنها و همچنین مدیران پروژه کمک کند تا تمرکز خود را روی چشم انداز پروژه حفظ کنند.

اهداف همچنین می توانند در تهیه تعریف دامنه پروژه موثر باشند. اهداف تعیین شده، قادر است در شرایطی که پروژه نیاز به اصلاح دارد بینش-هایی را ارائه دهند و آن را هدایت نمایند. مهمترین سؤالی که می تواند در یافتن اهداف کسب و کار کمک کند، علت نیاز به پروژه است. اگر تحلیلگران از دلایل اجرای یک پروژه در وهله اول آگاه باشند، ایجاد اهداف آسان تر می شود. برخی از تکنیک های اثبات شده تجزیه و تحلیل کسب وکار برای این مرحله شامل معیار، تجزیه و تحلیل SWOT ، تنظیم هدف SMART است.

• تعیین این معیارها در شناخت رقبایی که در همان سطح پروژه فعالیت می کنند کمک کننده است.
• ابزار تجزیه و تحلیل SWOT می تواند در شناخت نقاط قوت و ضعف پروژه کمک کند.
• ابزار تنظیم هدف SMART می تواند در طبقه بندی معیارهای دقیق اهداف کمک کند. این ابزار می-تواند در ایجاد اهداف خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع گرایانه و تعیین محدودیت زمانی پروژه استفاده شود.

علاوه براین، گروه های متمرکز و طوفان مغزی (focus groups and brainstorming) نیز تکنیک های تجزیه و تحلیل کسب وکار نوید بخش برای شناسایی اهداف کسب وکار هستند. این تکنیک ها در جذب تمرکز همه ذینفعان بر اهداف تعیین شده و نزدیک شدن به پروژه با یک دید واحد کمک می کند. بنابراین مهمترین کار دراین مرحله تهیه لیستی از اهداف کسب و کار است.

4- محدود کردن گزینه ها

مرحله چهارم در فرایند تحلیل کسب و کار مربوط به ارزیابی گزینه های موجود است. برای رسیدن به این هدف، گزینه های زیادی وجود دارد که جلسات طوفان مغزی و گروه های تمرکز ابزارهای مفیدی برای شناسایی این گزینه ها هستند. گزینه ها می توانند شامل سفارشی سازی و یا افزایش راه حل موجود باشد که شما را در خرید سیستم یا خدماتی هدایت کنند و یا در ساخت یک محصول از ابتدا تا انتها و یا ادغام با سایر سیستم ها گزینه هایی را در اختیار شما بگذارند.

برای انجام هر پروژه ای می بایست لیستی از تمام گزینه های در دسترس را تهیه نمایید و سپس به محدود کردن گزینه ها در لیست کوتاهی بپردازید. عواملی که می توانند به محدود کردن اهداف کمک کنند عبارتند از امکان سنجی اهداف (تعیین اینکه آیا اهداف امکان تحقق یافتن دارند) و تعیین زمینه کسب وکار. علاوه بر این، در نظر گرفتن اینکه چقدر بودجه مورد نیاز برای دستیابی به اهداف در دسترس است و میزان بازگشت سرمایه گذاری به حساب تا چه مدت طول می کشد، می تواند شما را در محدود کردن اهداف یاری رساند. تحلیلگران مشاغل می توانند در این مرحله با تجزیه و تحلیل تأثیر، تجزیه وتحلیل ریسک و تجزیه و تحلیل هزینه و فایده، الزامات تحلیل کسب و کار را برآورده سازند.

• تجزیه وتحلیل هزینه و فایده به ارزیابی هزینه ها و فواید مربوط به یک گزینه خاص اشاره دارد.
• تجزیه و تحلیل ریسک به یافتن خطرات مختلفی که همراه با یک اقدام خاص است، اشاره دارد.
• تجزیه و تحلیل تأثیر به یافتن اموری که می تواند بر پروژه تأثیر بگذارد اختصاص دارد.

سرانجام، تحلیلگر کسب و کار می تواند کلیه گزینه های مربوط به پرونده کسب و کار را در اختیار ذینفعان قرار دهد. ذینفعان می توانند گزینه ها را بررسی و درمورد تصمیم نهایی شان نظر دهند. بنابراین در طول این مرحله مستندات مربوط به پرونده تجاری کسب و کار تهیه می شود.

مطالبی که برای مطالعه توصیه می شوند :

چک لیستی برای شروع کسب و کار (Business)

تفاوت بین مدل کسب‌وکار و طرح کسب‌وکار

مدل کسب و کار؛ ارزیابی سریع قبل از طرح توجیهی

5- تأکید بر تعریف دامنه پروژه

تعریف دامنه یکی از مراحل مهم در فرایند تحلیل کسب وکار است. دامنه یک پروژه براساس اهداف پروژه و نظرات ذینفعان تعریف شده است. تعریف دامنه شامل تشریح اهداف مختلف توسعه پروژه و موارد حذف شده از پروژه می باشد. دامنه پروژه موارد توسعه پروژه چه در داخل و چه در خارج از محدوده را در بر می-گیرد به عبارت دیگر دامنه پروژه ادغام و یکپارچه سازی های داخلی و خارجی برای انجام پروژه را شامل می شود.

6- تهیه برنامه تحویل پروژه توسط تحلیلگر کسب و کار

ایجاد یک طرح تحویل توسط تحلیلگر کسب و کار، ورود بعدی در فرایند تحلیل کسب و کار است. در این مرحله، صاحب پروژه و تحلیلگر تجاری می بایست یک جدول زمانی دقیق برای تحویل الزامات به تیم توسعه ارائه دهند. جدول زمانی الزامات تجزیه و تحلیل کسب و کار، بستگی به دامنه پروژه و روش انجام پروژه دارد.

علاوه بر این، ذینفعان پروژه و در دسترس بودن آنها برای انجام پروژه دغدغه های مهمی برای ایجاد جدول زمانی هستند. تحلیلگران کسب و کار مجبورند الزامات روند انجام پروژه را به موارد تحویل پذیر دسته بندی کرده و مهلت های واقعی را برای آنها در نظر بگیرند. اینگونه برنامه ریزی منابع و مهلت پروژه بهبود می یابد. مهمترین سندی که در این مرحله تولید می شود، طرح تحویل تحلیلگر کسب و کار است. این سند به عنوان برنامه بازی (Game Plan The) برای پروژه مورد نظر عمل می کند که هر مرحله باید در مهلت تعیین-شده به اتمام برسد تا مرحله بعدی انجام پروژه آغاز گردد.

7- تعریف الزامات پروژه

مهمترین مرحله از فرآیند تحلیل کسب و کار در تعریف الزامات پروژه می باشد. در این مرحله، تحلیلگران باید ملزومات پروژه را به صاحبان آن ارتباط دهند و تأیید آنها را بدست آورند. الزامات مختلف را می توان در دسته های کاربردی و غیر کاربردی طبقه بندی کرد.

• الزامات غیر کاربردی پروژه شامل عناصر امنیتی، سطوح عملکرد و مقیاس پذیری است. این الزامات را می توان به وضوح در بیانیه مربوط به الزامات کسب و کار تشریح کرد.

• الزامات کاربردی پروژه نیز شامل تشریح طراحی و اسکلت پروژه، موارد استفاده، نمونه های اولیه و استوری بوردها می باشد.

اعمال تحلیلگران کسب وکار در این مرحله وابسته به اهداف ونتایج مورد انتظارذینفعان از پروژه می باشد. زیرا این عوامل به تحلیلگران در تعیین الزامات پروژه از دید ذینفعان کمک می کند. همانطور که بحث شد تکنیک های تعریف الزامات پروژه وابسته به طرح و اسکلت پروژه، قابلیت و کاربرد پروژه، استوری بوردهای پروژه و نمونه اصلی پروژه می باشد.

نگرانی مهم بعدی در این مرحله، مربوط به انتخاب روش های توسعه است. در حال حاضر، روش های سریع العمل بسیار محبوب هستند. روش توسعه می تواند در زمان تحویل الزامات پروژه موثر باشد. بطور کلی شرکت ها تکنیک آبشار (waterfall technique) را ترجیح نمی دهند زیرا ایجاد هرگونه تغییر در پروژه در طول مسیر دشوار است. نقش تحلیلگر کسب وکار در این مرحله آرایش و تنظیم متوالی موارد تحویل برای ایجاد برنامه های توسعه است.

8- حمایت از اجرای پروژه

مرحله مهم بعدی در فرآیند تجزیه وتحلیل کسب وکار پشتیبانی از اجرای پروژه است. تحلیلگران تجاری باید درگیر اجرای فنی الزامات پروژه باشند و مطمئن شوندکه هر جنبه از پروژه طبق برنامه انجام می شود. این مرحله از فرایند تحلیل کسب و کار شامل مراحل خاصی است که در زیر آورده شده است:

• تحلیلگران مشاغل باید تحویل های فنی مربوط به الزامات پروژه را بررسی کنند.
• آنها همچنین باید از تیم توسعه بازخورد کسب کنند و الزامات اجرای پروژه را به روز نمایند.
• یکی از وظایف مهم تحلیلگران تجاری در این مرحله همکاری با متخصصان تضمین کیفیت است.
• ضروری است که الزامات پروژه آزمایش شوند و از موثر بودن آنها اطمینان حاصل گردد.
• تحلیلگران کسب و کار مسئولیت مدیریت تغییرات در پروژه (که به درخواست مالک پروژه اعمال شده) را بر عهده دارند.
• مدیریت تغییرات پس از تحویل و اجرای الزامات اولیه تحقق می یابد.
• پس از اتمام اجرای الزامات پروژه، تحلیلگران باید از پذیرش و رضایت ذینفعان اطمینان حاصل کنند تا پروژه به طور کامل انجام شود.
• تایید نهایی ذینفعان با راه حل های ایجاد شده از این پروژه بسیار مهم است.

مطالبی که برای مطالعه توصیه می شوند :

نمای کلی یک طرح کسب و کار

چگونه یک برنامه کسب و کار بنویسیم؟

9- ارزیابی ارزش افزوده پروژه

مرحله آخر به تجزیه و تحلیل ارزش افزوده پروژه اشاره دارد. ارزیابی مکرر از نتایج تجاری یک پروژه می-تواند به میزان قابل توجهی در اثربخشی یک پروژه نقش داشته باشد زیرا باعث می شود همواره پروژه را در مسیر صحیح نگه دارد. مهمتر از همه، این مرحله از فرآیند تحلیل کسب وکار کمک می کند که تحلیلگر از تحقق مزایایی که پروژه موظف به ارائه آن بوده است اطمینان حاصل می کند.

اگر یک پروژه مقدار ارزشی را که در ابتدا تخمین زده شده است را ارائه دهد، به عنوان یک سرمایه گذاری موفق به حساب می آید. تحلیلگران کسب و کار می توانند پیشرفت پروژه را از طریق بررسی توسعه پروژه در جدول زمانی و تحقق اهداف تجاری ارزیابی کنند. این مرحله از فرآیند تحلیل، به روز رسانی اطلاعات به ذینفعان و ارتباط داشتن با آنان و پاسخ به سوالات آنها را در بر می گیرد. در این مرحله از فرآیند، تحلیلگران کسب وکار همچنین می توانند اصلاحات یا ابتکاراتی را ارائه دهند که اجرای پروژه را با اهداف تجاری آن همسو کند.

نتیجه گیری

در نتیجه گیری به وضوح متذکرمی شویم که، تجزیه و تحلیل کسب و کار تأثير بسزايي در موفقيت پروژه دارد. هر یک از مراحل فرآیند، عنصر منحصر به فردی در کمک به توسعه پروژه است. به عنوان مثال، مرحله جمع آوری اطلاعات به فراهم آوردن زمینه مناسب برای پروژه کمک کرده است. مرحله تعریف دامنه پروژه در تعیین اجزاء ضروری انجام پروژه و تعیین محرومیت های پروژه کمک کرده است. بنابراین کل فرآیند برای اجرای کامل پروژه ضروری است. مراحل فوق برای هر پروژه ای قابل اجرا است و تحقق موفقیت آمیز اهداف پروژه را تضمین می کند.

تهیه شده در گروه تولید محتوی سپینود شرق
کلیه حقوق این وبسایت متعلق به موسسه سپینود شرق می باشد.