برنامه احتمالی (Contingency plan) چیست و چگونه نوشته می شود؟

برنامه احتمالی نقشه جایگزینی (Plan B) است که شرکت ها در صورت تغییر روند بازار و برنامه های کسب و کار از آن استفاده می کنند.

برنامه احتمالی مجموع عملیاتی است که سازمان ها برای مقابله با مشکلات آینده از آنها استفاده می کنند، به عبارت دیگر می توان گفت، برنامه احتمالی نقشه جایگزینی (Plan B) است که شرکت ها در صورت تغییر روند بازار و برنامه های کسب و کار از آن استفاده می کنند.
برنامه احتمالی جزئی از مدیریت ریسک، برنامه های بازیابی و پیوستگی کسب و کار به حساب می آید.
برنامه های احتمالی نه تنها در کسب و کار بلکه در سیاست هم کاربرد دارند، این برنامه ها به دولت ها این امکان را می دهند تا خود را در برابر حملات و تهدیدات احتمالی از سوی دشمنان آماده نگاه دارند.
در ادامه با برنامه احتمالی یک کسب و کار IT محور آشنا خواهید شد:

1. توسعه سیاست های برنامه احتمالی، سیاست مناسب در برنامه ریزی به شرکت ها کمک می کند تا بتوانند برنامه های احتمالی خود بهتر طراحی کنند.
2. هدایت تجزیه و تحلیل های کسب و کار، به کمک تجزیه و تحلیل های اقتصادی می توان سیستم های اطلاعاتی و عناصر مهم و تاثیر گذار در کسب و کار را به خوبی شناسایی و اولویت بندی کرد.
3. شناسایی موارد پیشگیرانه و کنترل آنها، شامل معیارها و اقداماتی است که خطاهای سیستم را کاهش داده و دسترسی به سیستم ها را افزایش می دهد.
4. تبیین استراتژی های مناسب، استراتژی های مناسب این امکان را به سیستم می دهد تا بتوان سیستم را راحت تر و سریعتر بازیابی کرد.
5. توسعه سیستم اطلاعات، برنامه احتمالی باید یک راهنمای مناسب (همراه با جزئیات کامل) داشته باشد که به خوبی تمامی مراحل بازیابی سیستم را پوشش داده و امنیت سیستم را افزایش دهد.
6. تست و آموزش، تست، آزمایش و آموزش پرسنل باعث افزایش توانایی های بازیابی سیستم و همچنین شناسایی خطاهای برنامه ریزی می شود.
7. نگهداری برنامه، از ویژگی های برنامه های احتمالی، قابلیت به روز رسانی آنها است، چراکه به روز رسانی برنامه های احتمالی به حفظ و کارایی آنها کمک بیشتری می کند.
برنامه احتمالی وابستگی زیادی به همکاری و کار تیمی دارد، به همین دلیل در هر سطحی از کسب و کار باید بتوان بین سازمان های مربوطه به خوبی ارتباط برقرار کرد. برنامه های احتمالی در فضای روبه رشد و رقابتی تجارت و کسب و کارهای امروزی اهمیت بسیار زیادی دارند چراکه به سازمان ها، موسسات و شرکت ها این امکان را می دهند تا از بروز اتفاقات فاجعه آور در کسب و کار خود جلوگیری کنند و بتوانند تجارت خود را حفظ کنند.

چگونه نقشه احتمالی (Contingency plan) بنویسیم:

1. ارزیابی ریسک، برنامه و نقشه احتمالی خود را آماده کنید. این نقشه باید به گونه ای طرح ریزی شود که در بدترین حالت نیز بتوان سازمان را به کمک آن حفظ کرد. معمولا توصیه می شود تا شرکت ها سیاست های اداری مناسبی داشته باشند تا بتوانند به کمک آنها نیازهای خود برای برنامه ریزی و نوشتن نقشه احتمالی را شناسایی کنند. از نکاتی که در زمان نوشتن برنامه احتمالی باید در نظر گرفته شود ساده نویسی محتوا است؛ چرا که امکان دارد افرادی که در آینده از آن به عنوان نقشه جایگزین برای مقابله با شرایط بحرانی استفاده می کنند نقشی در نوشتن نقشه احتمالی نداشته باشند؛ به همین منظور جهت جلوگیری از سوء تفاهم و درک نادرست از محتوا نقشه، باید تا حد امکان ساده نویسی در اولویت قرار گیرد.
نکته دوم؛ در این بخش، مهم ترین عامل تعیین کلیدی ترین نکته نقشه احتمالی است؛ برای اینکار باید تمام عملیات های ضروری برای دستیابی به موفقیت و حفظ پروژه را در بدترین شرایط شناسایی کرد.

2. نقشه احتمالی باید بتواند پاسخ سه سوال مهم و حیاتی زیر را به خوبی پوشش دهد:
• ممکن است چه اتفاقاتی بیفتد تا کسب و کار را به چالش بکشند؟
• تیم و سازمان چه اقداماتی می توانند برای رویارویی با چالش ها انجام دهند؟
• چگونه و چطور می توان تیم و یا سازمان را برای مقابله با چالش ها آماده کرد؟

3. شناسایی ریسک های احتمالی کسب و کار یکی از اصلی ترین مواردی است که در زمان نوشتن نقشه احتمالی باید در نظر گرفته شود؛ ریسک های احتمالی زیادی می توانند کسب و کارهای مختلف را به چالش بکشند، عواملی مانند بلایای طبیعی از این قبیل هستند که می توان با داشتن برنامه ریزی دقیق و کارآمد؛ در صورت وقوع با آنها مقابله کرد. از سایر ریسک ها می توان به تصادفات و حوادث درون کارگاه یا سازمان، مشکلات شخصی پرسنل (مرگ، مریضی، اعتصاب و ...)، از دست دادن اطلاعات، اشتباهات مدیریتی، مرجوع کردن محصولات و ... را نام برد. برای شناسایی ریسک های احتمالی کسب و کار خود باید حداقل سیستم مدیریتی، ارتباطات، منابع مالی، سیستم هماهنگی، حمل و نقل و مشکلات فنی احتمالی را در نظر گرفت.

4. اولویت بندی ریسک، اولویت بندی ریسک باید با توجه به احتمال وقوع آنها انجام شود. از آنجایی که هیچ برنامه احتمالی نمی تواند تمامی ریسک های موجود و احتمالی در کسب و کار را خنثی کند، اولویت بندی ریسک به مدیران و سازمان ها کمک می کند تا بتوانند ریسک های اصلی و تهدیدهای کسب و کار را به خوبی شناسایی کنند؛ در نتیجه می توان به کمک آنها پایه و اساس برنامه احتمالی را شکل داد. برای اولویت بندی ریسک ها علاوه بر شناسایی باید اثرات ریسک ها در کسب و کار را در صورت وقوع ارزیابی کرد و بعد آنها را مورد ارزیابی قرار داد. برای تعیین بالاترین حد و پایین ترین حد، می توان به عنوان مثال احتمال وقوع یک چالش را در ماه در نظر گرفت هرچه احتمال وقوع مشکلی در این بازه زمانی بیشتر باشد، نمره آن در رتبه بندی بیشتر خواهد بود که در نتیجه از اولویت بیشتری برخوردار خواهد شد. حفظ نقدینگی، سهم بازار و پشتیبانی پرسنل از عوامل مهمی هستند که برای حفظ بقای یک شرکت باید در نظر گرفته شوند.

منابع:

www.wikihow.com

www.whatis.techtarget.com

تهیه و ترجمه شده در موسسه مطالعات راهبردی سپینود شرق
کلیه حقوق این وبسایت متعلق به موسسه سپینود شرق می باشد.