6 اشتباه سازمان های غیرانتفاعی در مطالعات امکان سنجی-طرح توجیهی (همراه با راه حل) بخش اول

در واقع شما می خواهید از پروژه خود مطمئن شوید و سپس آن را به هیئت مدیره پیشنهاد دهید زیرا فکر می کنید با این کار، احتمال پذیرفته شدن آن بیشتر خواهد بود. با این حال، اطلاع نداشتن هیئت مدیره از پروژه شما، می تواند عواقب منفی جدی داشته باشد.

آیا سازمان غیر انتفاعی شما یک کمپین سرمایه است؟ آیا به طور سالانه به جمع آوری کمک های مالی بزرگ ادغام می کنید؟ یا می خواهید درآمدتان را افزایش دهید؟
معمولا سازمان های غیر انتفاعی در هر یک از این موارد، به منظور تعیین اینکه آیا ایجاد کمپین امکان پذیر است یا خیر و چگونه می توان آن را بهتر اداره کرد، مطالعه امکان سنجی(طرح توجیهی) انجام می دهند. برای انجام این کار، یک شخص ثالث (معمولا یک مشاور مالی یا جذب سرمایه) به منظور کسب درک عمیق تر از سازمان و میزان تمایل مدیران به حمایت از پروژه، با افراد مهم سازمان و انجمن مصاحبه می کند.

مطالعات امکان سنجی(FS) برای سازمان هایی که دارای محدودیت زمانی هستند و می خواهند به صورت استراتژیک عمل نمایند، بسیار ارزشمند است. با این حال، برخی سازمان های غیر انتفاعی اشتباه می کنند و ارزش مطالعه امکان سنجی (طرح توجیهی) را نادیده می گیرند.
به طور خاص، بسیاری از سازمان های غیر انتفاعی این اشتباهات را مرتکب می شوند:

 اقدام به انجام مطالعه، بدون حمایت هیئت مدیره
 

شتابزدگی در انجام مطالعه امکان سنجی (طرح توجیهی)
 

انجام مطالعه امکان سنجی (طرح توجیهی) به صورت داخلی
 

مصاحبه با افراد اشتباه (یعنی افرادی که برای مصاحبه مناسب نیستند)
 

اعتناء نکردن به نتایج مطالعه امکان سنجی (طرح توجیهی)
 

نادیده گرفتن مطالعه امکان سنجی (طرح توجیهی) به طور کلی (یعنی عدم انجام مطالعه)

در ادامه خواهیم گفت که چرا این اشتباهات رخ می دهند و چگونه می توان آن ها را حل کرد.

اقدام به انجام مطالعه، بدون حمایت هیئت مدیره

اشتباه:

مطالعه امکان سنجی (Feasibility Study) تعیین می کند که آیا ایجاد کمپین شما امکان پذیر و برای سازمان شما مفید است یا خیر. بنابراین، شاید در نظر شما این گونه باشد که باید قبل از پیشنهاد پروژه به هیئت مدیره، ابتدا نتایج مطالعه را بررسی کنید.
در واقع شما می خواهید از پروژه خود مطمئن شوید و سپس آن را به هیئت مدیره پیشنهاد دهید زیرا فکر می کنید با این کار، احتمال پذیرفته شدن آن بیشتر خواهد بود.
با این حال، اطلاع نداشتن هیئت مدیره از پروژه شما، می تواند عواقب منفی جدی داشته باشد.
زیرا پروژه شما از ابتدا تا انتها نیاز به پشتیبانی هیئت مدیره دارد:
هیئت مدیره شما باید بودجه لازم برای مشاور و فرد انجام دهنده مطالعه را تامین نماید.
در صورتی که درخواست حمایت از هیئت مدیره به عقب برگردید می توانید کمپین خود را در معرض خطر قرار دهید اگر اعضای هیئت مدیره تصمیم به عدم حمایت از پروژه داشته باشند، آن وقت عقبگرد هیئت مدیره به حمایت از پروژه، به ضرر کمپین خواهد بود.
اعضای هیئت مدیره به عنوان نامزدهای ارزشمند برای مصاحبه در نظر گرفته می شوند زیرا می توانند بینش دست اول خود را از سازمان، به شما ارائه دهند.
بدین ترتیب، عدم مشورت با هیئت مدیره و اقدام به انجام مطالعه بدون حمایت هیئت مدیره، اشتباه است.

راه حل:
در ابتدا هیئت مدیره را در جریان طرح و پروژه خود قرار دهید. مطمئن شوید که آنها قبل از انجام طرح توجیهی، از آن آگاه باشند و انجام مطالعه را تایید کنند.
هنگامی که تأیید هیئت مدیره را گرفتید، آنها را به روز نگه دارید (یعنی آنها را در جریان روند انجام مطالعه قرار دهید)!
پس از اتمام مطالعه، باید گزارشی از یافته ها را به هیئت مدیره خود ارائه کنید تا آنها بتوانند یک تصمیم آگاهانه درباره بودجه این کمپین بگیرند.
به همین ترتیب، اخذ بازخورد هیئت مدیره در طول مطالعه می تواند در دستیابی به حمایت آنها در آینده، مفید و مهم باشد؛ همچنین این کار نشان می دهد که شما گزارش خود را با توجه به سوالات و نگرانی های اعضای هیئت مدیره ارائه می دهید و ایده ها و عقاید آنها را جدی گرفته اید.

 شتابزدگی در انجام مطالعه امکان سنجی(طرح توجیهی)

اشتباه:

شما ممکن است مطالعه امکان سنجی(طرح توجیهی) را یک مانع یا اصطلاحا سنگ جلوی پا در ایجاد کمپین یا پروژه خود بدانید. به این ترتیب، طبیعی است که بخواهید در انجام آن عجله کنید. مثلا با خود فکر می کنید که هرچه زودتر مطالعه را به پایان برسانید، زودتر می توانید پروژه واقعی خود را شروع کنید!
مشکل این رویکرد این است که برخی از مهمترین مزایای یک طرح توجیهی را از بین می برد.
یک مطالعه امکان سنجی فقط شامل نتایج نیست. بلکه فرصتی برای ارتقا و تقویت روابط با اعطاء کنندگان و رهبران در انجمن یا محیط اجتماعی مربوطه است.

راه حل:
3 تا 4 ماه را به انجام مطالعات امکان سنجی اختصاص دهید. در طول این دوره زمانی، می توانید فرصت هایی را که مطالعات به شما ارائه می دهند را به حداکثر برسانید.
به عنوان مثال:
می توانید دعوت نامه های شخصی برای ذینفعان یا سهامداران ارسال نمایید تا آنها نیز در مصاحبه ها شرکت کنند. این مصاحبه را به عنوان یک فرصت آموزشی به آنها معرفی کنید و تاکید کنید که چقدر نظرات آنها برای شما ارزشمند است.
شواهد یا ادعانامه قوی برای اخذ حمایت تهیه کنید، که بتواند در طول مطالعه امکان سنجی مورد آزمایش قرار گیرد. سپس این مدارک و شواهد، می توانند به استراتژی های جمع آوری کمک های مالی در آینده اعمال شود.
به موضوعات مهمی که در مصاحبه ها مطرح می شوند، توجه کنید و از آنچه که یاد می گیرید برای برقراری ارتباط بهتر با اعطاءکنندگان یا اهداگران استفاده کنید.
به عبارتی دیگر، در انجام مطالعه امکان سنجی(طرح توجیهی) عجله نکنید! برای مباحثی که می خواهید درباره آنها با گروه های متمرکز از ذینفعان مصاحبه کنید، وقت بگذارید.
سپس، به آنچه که این افراد می گویند، به دقت گوش دهید. بسیاری از افراد هیجان زده می شوند و مشتاق هستند که در مطالعه مشارکت داشته باشند. شما می توانید از این هیجان به نفع خود و حمایت و توسعه بیشتر اهداگران و کمک کننده ها بر اساس آنچه مصاحبه شونده ها می گویند، استفاده کنید.

برای اطلاعات بیشتر در این زمینه به مطلب هدف از نوشتن طرح توجیهی (امکان سنجی) چیست؟ مراجعه فرمایید.

 انجام مطالعه امکان سنجی(طرح توجیهی) به صورت داخلی

اشتباه:
از آنجایی که یک مطالعه امکان سنجی(طرح توجیهی) درباره آزمودن جریان سازمان غیر انتفاعی شما است به نظر می رسد که یک تیم داخلی برای این پروژه مفید تر باشد.
بدیهی است که تیم داخلی شما، محیط داخل و خارج از سازمان و اهداگران خود را به خوبی می شناسند و به تمام داده های موجود در سازمان دسترسی دارند.
با این حال، انجام یک مطالعه امکان سنجی(طرح توجیهی) به صورت داخلی می تواند منجر به تضاد منافع و نتایج نادرست شود. پس اگر یک شخص یا گروه داخلی برای بررسی پروژه انتخاب و گماشته شود، ممکن است قادر به انجام مطالعه به صورت عینی یا ارائه دقیق ترین یافته ها نباشد.

راه حل:
اکثر سازمان های غیر انتفاعی یک مشاور جذب سرمایه به عنوان شخص ثالث استخدام می کنند. مشاور در طول مطالعه مصاحبه ها را انجام خواهد داد و به سازمان غیر انتفاعی در استفاده از نتایج برای ایجاد استراتژی جذب سرمایه، کمک می کند.
علاوه بر این، مشاور ممکن است با طراحان نرم افزار جذب سرمایه سازمان و یا شرکت طراحی وب برای برنامه ریزی کمپین کار کند. به عبارت دیگر، مشاور به عنوان یک شخص مرکزی برای مطالعه عمل خواهد کرد و به ایجاد پایه و زمینه برای کمپین شما کمک خواهد کرد.
دلایل زیادی وجود دارد که یک مشاور مالی یا جذب سرمایه از یک تیم داخلی برای این نقش ماهر تر است.
دلایل کلیدی به این شرح هستند:

احتمال بیشتری برای بی طرف بودن مشاور جذب سرمایه وجود دارد. از آنجایی که آن مشاور در سازمان شما هیچ محدودیت و مشکلی ندارد، به احتمال زیاد مطالعه امکان سنجی را می تواند به صورت عینی انجام دهد. آنها در طرح سوالات از مصاحبه کنندگان و تقدیر و تشکر از افراد مصاحبه شونده تبحر دارند.
یک مشاور مالی، دارای تجربه در انجام مطالعات امکان سنجی است و در پرسیدن سوالات مناسب و اخذ جامع ترین پاسخ از شوندگان تخصص دارد.
مشاور مالی می تواند نتایج دقیق تری را ارائه دهد. یک مشاور در شناسایی تم هایی که در مصاحبه ها اتفاق می افتد، به شدت مهارت دارد و دقت می کند. یک مصاحبه کننده داخلی به این دلیل که به شدت در فکر کردن بر روی پروژه غوطه ور است، می تواند سهوا امکان شناسایی مشکلات و حتی فرصت های طلایی را از دست بدهد.
یک مشاور مالی و سرمایه گذاری می تواند نتایج را به شیوه ای سازنده تفسیر نماید. در واقع حضور یک مشاور در هنگام درک و تحلیل نتایج مطالعه بسیار ارزشمند است. مهم نیست که نتایج چه هستند، اما یک مشاور می تواند به رشد سازمان به وسیله توسعه استراتژی برای مقابله با مسائل زیربنایی و سرمایه گذاری بر روی نقاط قوت سازمان کمک کند.
یک مشاور سرمایه گذاری از چهره های کلیدی در انجام یک مطالعه امکان سنجی(طرح توجیهی) است، بنابراین مهم است که برای شناسایی شخص یا شرکتی که استحقاق این نقش را داشته باشد، وقت بگذارید.

بخش دوم -6 اشتباه سازمان های غیرانتفاعی در مطالعات امکان سنجی-طرح توجیهی 

منبع: www.neoncrm.com

ترجمه شده در گروه تولید محتوی سپینود شرق

کلیه حقوق این وبسایت متعلق به موسسه سپینود شرق می باشد.